Über die in SEA integrierte Software Vendor Management Inventory (VMI) ermittelt SKF basierend auf den Kundenbestellungen des Händlers selbstständig den Bedarf an Waren. Sie werden disponiert und der Händler erhält elektronisch eine entsprechende Auftragsbestätigung. Bisher folgte der manuelle Prozess: Die Rechnung kam per Post und mehrere hundert Positionen mussten beim Händler manuell in LS BIZ eingegeben werden. Die Software verglich diese mit dem Wareneingang und ein Mitarbeiter prüfte eventuelle Differenzen. Anschließend gab er die Rechnung für die Finanzbuchhaltung zur Zahlung weiter.
Die neue Schnittstelle von Leitsch Software automatisiert auch diesen Teil des Prozesses. Direkt nach Lieferung der Ware sendet SKF die Rechnung auf elektronischem Weg an den SKF-Händler wie die STAMAG EIV GmbH. Ohne Verzögerungen prüft LS BIZ, ob die berechnete Ware in der richtigen Stückzahl und zum vereinbarten Preis eingegangen ist. Sind alle Positionen korrekt, gibt die Software die Rechnung an die Buchhaltung weiter und veranlasst die Zahlung. Der Händler kann den Prozess damit auf Wunsch völlig automatisiert ablaufen lassen. Zusätzlich bietet LS BIZ ihm die Möglichkeit, flexibel weitere Kontrollmechanismen einzubauen. So können beispielsweise Grenzwerte hinterlegt werden, bei denen die Geschäftsführung über Rechnungen informiert wird. Dieser Automatismus spart nicht nur den Mitarbeitern der Wareneingangs- und Rechnungsprüfung viel Zeit. Er ermöglicht auch der Finanzbuchhaltung eine fristgerechte Rechnungsbegleichung und der Geschäftsleitung eine bessere Liquiditätsplanung.
„Wir beschäftigen uns sehr intensiv mit den Problemstellungen im Technischen Handel. Mit der automatisierten Rechnungsprüfung konnten wir einen wesentlichen Prozessschritt für LS BIZ Kunden deutlich vereinfachen. Hierzu hat die partnerschaftliche Zusammenarbeit sowohl mit SKF als auch mit STAMAG erheblich beigetragen“, erklärt Bernhard Leitsch, Geschäftsführer von Leitsch Software.