Fahrten im privaten und dienstlichen Kontext mögen für Unternehmen, aufgrund der steuerlichen Berücksichtigung, kein horrender Kostenfaktor sein – sie manuell zu erfassen verursacht aber einen hohen Personal- und Zeitaufwand. An dieser Stelle setzen Anbieter für elektronische Fahrtenbücher an – und unterstützen Unternehmen damit dabei, den eigenen Fuhrpark sowie damit verbundene Fahrten nachhaltig zu digitalisieren.
Automatisierte, digitale Aufzeichnung aller Fahrten – eine Abkehr von der Zettelwirtschaft
Häufig dienstlich reisende Angestellte kennen das Problem ebenso wie ihre Arbeitgeber: Am Ende des Monats wartete in der Vergangenheit ein riesiger Zettelberg auf die Angestellten des Rechnungswesens, die diese teilweise noch kategorisieren oder Rücksprache mit HR-Verantwortlichen bezüglich der Richtigkeit der Angaben halten mussten. Am Ende waren, um einzelne Fahrten zu erfassen und steuerlich geltend zu machen, teilweise bis zu vier oder fünf Angestellte in den Prozess involviert, die sich fortlaufend austauschen mussten – da schlummerten die eigentlichen Kosten, in Anbetracht des Personal- und Zeitaufwands, die Unternehmen zu stemmen hatten.
Ein digitales Fahrtenbuch kann diese langwierigen und papierintensiven Prozesse deutlich verschlanken und teilweise sogar komplett automatisieren. Die Vorteile, die die Digitalisierung in diesem Bereich mit sich brachte, liegen auf der Hand: Durch GPS-Systeme lassen sich Echtzeit- ebenso wie historische Daten detailliert erfassen, entsprechende Softwarelösungen sind anschließend in der Lage, diese Daten in eine einheitliche Form in ein elektronisches Fahrtenbuch zu bringen. Korrekt konfiguriert und an den unternehmenseigenen Fuhrpark angeschlossen, ist der Prozess kaum personal- oder zeitintensiv – und löst damit die eingangs beschriebenen zwei größten Kostenfaktoren auf Arbeitgeberseite.
Fortlaufende Anpassungen und Aufzeichnungen – durch App-Unterstützung
Überall da, wo Fahrten manuell erfasst werden, besteht auch ein nicht unwesentliches Fehlerpotenzial – denn wir Menschen sind nun einmal Menschen und damit fehleranfällig. Automatisierte Systeme arbeiten hingegen nach konkreten Regeln, was hilft Flüchtigkeitsfehler und andere Unachtsamkeiten schon im Vorfeld zu vermeiden. Der Fuhrpark lässt sich bei Dienstleistern für elektronische Fahrtenbücher jederzeit individuell anpassen. Eine bessere Koordinierung, zwischen vorhandenen Fahrzeugen und Mitarbeitern, ist dadurch ebenfalls möglich.
Die detaillierte Protokollierung der Fahrt ermöglicht es Unternehmen Stopzeiten oder nicht planbare Umwege, zum Beispiel durch Baustellen, korrekt zu erfassen. Der Mitarbeiter, der den Wagen dienstlich nutzt, kann indes unmittelbar an die eigentliche Fahrt den entsprechenden Verweis, ebenfalls per App, erstellen. Auch hier ist also kein großer Zeitaufwand zu erwarten, was hilft Personalkosten für die Erfassung zu reduzieren.
Unternehmen sollten bei der Wahl und Umsetzung ihres digitalen Fahrtenbuchs darauf achten, dass dieses gegenüber den in Deutschland geltenden Datenschutzrichtlinien konform ist. Anbieter, die ihre digitalen Lösungen am deutschen Markt anbieten, stellen das normalerweise vorab sicher.
Transparente Abrechnung gegenüber dem Finanzamt – und mögliche finanzielle Vorteile
Eine detaillierte und lückenlose Erfassung kann Unternehmen zudem Geld sparen: Wenn die tatsächlich stattgefundenen Fahrten für höhere Ausgaben sorgen, als die pauschal anwendbare 1-Prozent-Regelung abdeckt. Finanzämter akzeptieren deutschlandweit digitale Fahrtenbücher. Das sollte nicht überraschen, denn auch auf Seiten der Finanzbehörden entsteht dadurch einerseits weniger Arbeit bei zugleich höherer Transparenz im Vergleich zur manuellen oder sogar handschriftlichen Erfassung.
Fuhrpark und Fahrten digitalisiert und automatisiert
Der technologische Fortschritt ist fester Bestandteil der Autoindustrie: Ob über Dashcams, GPS- oder sogar Self-Driving-Assistenten. Mit einem elektronischen und automatisierten Fahrtenbuch hält die Digitalisierung nun auch Einzug in den Fuhrpark des Arbeitgebers. Der kann, sofern eine korrekte praktische Umsetzung erfolgt, den gesamten Prozess wirtschaftlicher gestalten und zugleich ehemals damit betraute Mitarbeiter signifikant entlasten.