Seit dem 01. 01. 2015 gilt das modifizierte Gesetz – kurz das GoBD (ehemals GDPdU und GoBS) – in dem die Grundlagen zum ordnungsgemäßen Aufbewahren von firmenrelevanten Emails sowie steuerrechtlichen Unterlagen, Aufzeichnungen und Büchern in elektronischer Form und der entsprechende Datenzugriff vorgeschrieben wurde.
Sicherheit – ein gutes Gefühl
Zur ordnungsgemäßen Umsetzung der jeweils geltenden rechtlichen Anforderungen, wie auch hier beim GoBD, ist die Geschäftsführung verpflichtet.
Nochmals kurz zusammengefasst: Seit dem 01. 01. 2015 müssen lt. GoBD firmenrelevante E-Mails und steuerrechtliche Unterlagen revisionssicher, jeder Zeit verfügbar, vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar mindestens 6 Jahre zur Verfügung stehen.
Werden die gesetzlichen Anforderungen nicht eingehalten, drohen zivil- und strafrechtliche Konsequenzen wie beispielsweise:
– eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren (§ 283 STGB)
– Schadensersatzansprüche (§ 280ff. BGB und § 241 Abs. 2 BGB)
– Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt (§ 162 AO)
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