Einführung von Business-Intelligence-Systemen im öffentlichen Bereich: Klare Kommunikation bringt klare Vorteile

Hamburg, im Juni 2013. Klartext statt Fachchinesisch: Eine verständliche Kommunikation mit vertrauten Begriffen schätzen die Unternehmen aus dem öffentlichen Bereich an den Beratern der Hamburger entitec GmbH, wenn es um Projekte im Berichtswesen geht. Was unter dem Schlagwort Business Intelligence in allen Bereichen der Wirtschaft immer mehr Einzug hält, verbinden die Fachabteilungen, zum Beispiel von Unfallversicherungsträgern oder Versorgungseinrichtungen, vor allem mit internen Prozessen sowie den klassischen Berichten des Controllings. Statt von Dashboarding spricht der Sachbearbeiter typischerweise von Kennzahlen- oder Zielvereinbarungsberichten. Key Performance Indicators oder KPIs werden im öffentlichen Bereich bevorzugt als Qualitätsmerkmale bezeichnet. Und anstelle von Scorecards haben beispielsweise Warnberichte oder Kennzahlenberichte die höchste Aufmerksamkeit der Fachabteilung. Indem die Anwender aus den Fachabteilungen auch begrifflich optimal in Projekte eingebunden werden, erzeugt entitec hohe Akzeptanz für die neuen Technologien und unterstützt gleichzeitig die Prozessoptimierung.

„Bei der Einführung neuer Technologien bewährt es sich gerade im öffentlichen Bereich, bekannte Begrifflichkeiten beizubehalten und mit Fingerspitzengefühl vorzugehen. Die Umstellung sollte vor allem darauf ausgerichtet sein, neue Mehrwerte zu generieren. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn man in der modernen BI-Oberfläche durch Anklicken die Details bis zum Einzelfall aufdecken kann. Damit lässt sich Akzeptanz generieren, wohingegen man mit möglichst vielen englischen Buzzwords eher auf Unsicherheit oder Ablehnung stößt“, stellt entitec-Geschäftsführer Frank Fuchs wesentliche Merkmale von BI-Projekten im öffentlichen Bereich heraus.

In ihren Projekten im Versicherungsumfeld trifft die entitec häufig auf bereits vorhandene regelmäßige Berichte über die relevanten Unternehmensgrößen, häufig bezeichnet als Kennzahlenberichte. Ebenfalls in vielen Fachabteilungen oft bekannt sind die Zielvereinbarungsberichte oder Warnberichte. Durch die attraktive und verständliche Gestaltung der Berichte lassen sich vorhandene Prozesse optimieren. Durch Einbezug der Fachabteilung kann die Qualität von Ergebnissen häufig innerhalb kürzester Zeit erheblich gesteigert werden. So kann etwa ein Warnbericht kritische Fallkonstellationen auflisten und diese aufzeigen, bevor ein vereinbartes Qualitätsziel verletzt wird. Sachbearbeiter werden damit in ihren täglichen Aufgaben pro-aktiv unterstützt, die gesetzten Ziele zu erreichen.

Neben der fachlichen Begrifflichkeit ist es in BI-Projekten im öffentlichen Bereich unabdingbar, die Abgrenzung zu wirtschaftlich orientierten Unternehmen zu kennen. „In der freien Wirtschaft werden mit BI typische Unternehmensziele verfolgt, wie Umsatzsteigerung oder Neukundengewinnung. Diese Ziele spielen hingegen im öffentlichen Bereich meist eine untergeordnete Rolle; es sind daher völlig andere Qualitätsmerkmale abzubilden. Der Return of Investment (ROI) lässt sich daher meist nicht in Form einer Umsatz- oder Gewinnsteigerung beziehungsweise Kostensenkung messen, sondern ergibt sich vor allem durch die Qualitätssteigerung und den optimalen Einsatz der zur Verfügung stehenden Personal-Ressourcen“, erläutert Karsten Berrisch, der bei entitec den Fachbereich Informationssysteme und Datenmigration verantwortet.