IPI: Methodische Anforderungsanalyse sichert den Erfolg von Portal-Projekten mit SharePoint

Lichtenau, im März 2013. Die Intranet-Agentur IPI GmbH hat für Portal-Projekte auf SharePoint-Basis ein Best-Practice-Vorgehen für die Anforderungsanalyse entwickelt. Einen Basisfragebogen, mit dem sich bei Führungskräften und Mitarbeitern aller Fachbereiche die spezifischen Anforderungen für ein Intranetprojekt ermitteln lassen, stellt der Anbieter per E-Mail an marketing@ipi-gmbh.com mit dem Betreff „Fragebogen“ bereit. Eine methodische Anforderungsanalyse bezieht die Mitarbeiter schon in der Planungsphase des Projekts aktiv mit ein und sichert die Akzeptanz des geplanten Portals. Mit ihrer Hilfe lässt sich sicher erkennen, welche Themen für die Anwender und deren tägliche Arbeit relevant sind. „Die gezielte und möglichst breite Befragung verringert in einem Portalprojekt das Risiko, dass die inhaltliche und funktionelle Gestaltung durch Einzelmeinungen, technisch versierte Mitarbeiter oder technische Gegebenheiten bestimmt werden. Es ergibt sich in den meisten Fällen fast von alleine ein erster Entwurf für die Strukturierung und die Navigation des späteren Portals“, ist die Erfahrung von IPI-Geschäftsführer Roland Klein.

Mit der methodischen Anforderungsanalyse lässt sich schon zu Projektstart herausfinden, welche Vorstellungen Mitarbeiter und Geschäftsführung von dem künftigen Portal haben und welche Mehrwerte dieses bieten soll. Weiterhin können in diesem Schritt auch Priorisierungen abgefragt werden – vom „must-have“ über „nice to have“ bis hin zu „unwichtig“. Häufig haben die Anwender auch konkrete Vorstellungen von notwendigen Funktionen, Applikationen und Workflows. Gerade wenn bereits ein Intranet besteht und dieses erweitert oder abgelöst werden soll, lassen sich von den Mitarbeitern sehr konkrete Vorstellungen aufnehmen. Insbesondere Erkenntnisse über bestehende Ablage-Strukturen, öffentliche Ordner, andere bereits genutzte Collaboration-Tools und die bislang vorherrschenden Kommunikationsformen können sehr wertvoll für das geplante Projekt sein.

Die Analyse schafft die Basis für eine personelle und finanzielle Aufwandschätzung, und es lassen sich die Herangehensweise und Projektmeilensteine definieren. Als Methoden der Datenerhebung empfiehlt IPI die Kombination von Leitfaden-Interviews, in denen offene Fragen gestellt werden, und standardisierten Fragebögen, die genau ausformulierte Fragen enthalten und in denen die Reihenfolge der Fragen exakt vorgegeben ist. Auf diese Weise erhalten Projektverantwortliche qualitativ hochwertige Aussagen sowie auch zuverlässige quantitative Ergebnisse, die für die Planung des Intranets relevant sind.
Die Projekterfahrungen der IPI zeigen, dass sich sehr häufig die Anforderungen der Nutzer mit einem Großteil der Standardfunktionalitäten von SharePoint realisieren lassen. Natürlich ist dies nicht immer der Fall. Die Anforderungsanalyse kann jedoch zweifelsfrei herausfiltern, welche Features für das jeweilige Unternehmen relevant sind und welche nicht. Auch dies sind wesentliche Kriterien, die einen Projekterfolg sicher stellen. „Bei Intranet-Projekten sollte insbesondere der psychologische Faktor nicht unterschätzt werden. Wer sich frühzeitig einbringen darf, wird später nicht sagen “Mich hat ja keiner gefragt“. Insofern ist es wichtig, alle an der Entstehung des Portals zu beteiligen, so dass schlussendlich auch alle das Endergebnis mittragen“, betont Roland Klein.