Managementsysteme als SharePoint-Portal realisieren

Lichtenau, im Mai 2013. Als zentrale Informationsplattform zur Umsetzung eines komplexen Managementsystems empfiehlt die IPI GmbH, Lichtenau, Microsoft SharePoint. Die Intranetagentur hat in mehreren SharePoint-Kunden-Projekten Know-how zum Thema aufgebaut. Portale zu Umweltmanagement, Energiemanagement, Hygienemanagement, Arbeitssicherheit, Risikomanagement und weiteren Themen wurden bereits erfolgreich umgesetzt. Für die genannten und weiteren Anwendungsfälle stellt IPI ein Basismodul bereit, mit dem im Unternehmen die erforderlichen systematischen Abläufe implementiert werden. Über dieses Modul können etwa die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen Dokumente erstellen und zentral publizieren. Ein vorbereitetes Framework zur strukturierten Darstellung und Qualifizierung der Inhalte mittels Metadaten, Taxonomien, Dokumenten, Workflows, Wikis erlaubt eine schnelle Einführung. Dem Mitarbeiter wird über eine Prozessvisualisierung die Arbeit mit dem Managementsystem sehr erleichtert. Kontinuierliche Verbesserungsprozessen sowie Maßnahmen zur Korrektur oder Vorbeugung lassen sich so schnell umsetzen. Insbesondere erlaubt ein Managementsystem, die relevanten Managementinhalte und Unternehmensrichtlinien im Unternehmen zu steuern, beispielsweise als elektronisches Organisations- oder Qualitätsmanagement-Handbuch.

In den Projekten der IPI hat sich herauskristallisiert, dass Unternehmen stets sehr ähnliche Anforderungen an die Kernfunktionalitäten einer solchen Plattform haben, wie zum Beispiel Geschäftsprozessmodellierung, Wissensmanagement oder Verwaltung von Informationsrichtlinien und vieles mehr. „Optimal lassen sich insbesondere mehrere ursprünglich getrennte Systeme zu einem Managementsystem mit SharePoint zusammenfassen. Es kann auch auf diese Weise bisherigen Insellösungen ein sinnvoller Organisationsrahmen gegeben werden, der für das Unternehmen Prozesssicherheit sowie auch eine hohe Anwenderakzeptanz bietet. Zusätzlich bringt die Konsolidierung selbstverständlich auch Synergieeffekte und Kostenersparnis“, nennt IPI-Geschäftsführer Roland Klein wesentliche Vorteile von SharePoint als Plattform für Managementsysteme.

Die IPI hat zudem eine etablierte Herangehensweise bei der Konzeption und Einführung von Managementsystemen entwickelt, von denen neue Kunden sofort profitieren. Die individuellen Anforderungen des Kunden werden mit einer Anforderungsanalyse identifiziert. Auf dieser Basis kann ein Customizing des bestehenden Frameworks erfolgen. Generell sind neben den Basisfunktionen des von IPI entwickelten Moduls jegliche Erweiterungen durch den Einsatz von Standards möglich, die Investitions- und Technologiesicherheit bieten. Die Benutzerführung für Mitarbeiter wird zudem sehr einfach und transparent gestaltet. Hier hat sich die Wiki-Struktur bewährt, mit der die Ablauf-Organisation dargestellt wird. Mithilfe von VISIO-Services visualisiert IPI zusätzlich die Geschäftsprozesse. Die Prozessschritte sind durchgängig aufeinander abgestimmt, sodass sie rechts- und auditsicher sind. Dokumente und Inhalte lassen sich schnell auffinden, zumal eine eindeutige Prozesszuordnung und Kategorisierung erfolgt.

„Nicht zuletzt profitieren Unternehmen von Wettbewerbsvorteilen und einer verbesserten Prozessqualität. Das Managementsystem beinhaltet auch die Möglichkeit, innerhalb der Community Feedback zu geben, so dass eine kontinuierliche Optimierung der Abläufe fast automatisch entsteht“, ergänzt Roland Klein.