Neues Büro kann Motivationsschub erzeugen

10. Juli 2013. „Ein neues Büro oder ein Umzug erzeugt immer Unsicherheit bei den Mitarbeitern“, erläutert Magister Marcus Haas, Geschäftsführer der Office Syncro GmbH dem Träger von BComplete (www.bcomplete.eu), einem internationalen Netzwerk von Komplettanbietern für Bürolösungen aus einer Hand. „Mitarbeiter wissen oft nicht, wie sie sich in der neuen Situation oder während der Übergangsphase verhalten sollen. Alte, liebgewonnene Gewohnheiten, wie z. B. angestammte Plätze, in denen man es sich eingerichtet hat, ist man gezwungen zu verlassen. Dieser Zeitpunkt bietet aber auch eine Chance, den Mitarbeitern Orientierung zu geben und sie so zu motivieren“, erklärt Haas.

„Es ist Chefsache, an die Mitarbeiter mit einer offenen Information heranzugehen“, betont Alexandra Knell, Rechtsanwältin und Mediatorin. „Dies bedeutet nicht, dass die Mitarbeiter bestimmen, was für das Büro angeschafft wird, sondern dass ihnen die Zusammenhänge vermittelt werden, wieso bestimmte Entscheidungen getroffen werden. Schon allein das kann motivierend wirken. Natürlich gehören in den Auswahlprozess auch die gewählten Vertrauenspersonen der Belegschaft eingebunden“, so Knell. Damit wird auch die „Kluft“ zwischen den „Entscheidern da oben“ und den „Mitarbeitern“ verringert. Sinnvoll sei es zudem, den Diskurs nicht über mehrere Monate hinzuziehen.

Die Kommunikationskanäle

Jedes Changemanagement sollte eine Kommunikationsstrategie beinhalten. „Gerade bei einem diskursorientierten Prozess sind unpersönliche E-Mails und Ankündigungen im Intranet zu vermeiden“, erläutert Knell. „Kommunikation, die sich nur auf einseitige Informationsabgabe konzentriert, verspielt die Chance, über Dialoge mit den Betroffenen ins Gespräch zu kommen und diese direkt in den Veränderungsprozess einzubinden“, so Knell. „Rückkoppelung via Feedback erhöht nicht nur die Akzeptanz, sondern dient als Prüfstein dafür, ob die richtigen Botschaften auch tatsächlich ankommen und verstanden werden. Leider wird im Changemangement auf die weichen Faktoren wie Kommunikation häufig vergessen, denn die harten Faktoren sind viel greifbarer.“

Richtiges Einbinden der Mitarbeiter erzeugt Motivationsschub

„Das neue Büro bietet eine Chance um eine Aufbruchsstimmung in Unternehmen zu erzeugen, die leider von den Geschäftsführungen selten genutzt wird“, meint auch Marcus Haas. und weist auf den lokalen BComplete Partner vor Ort hin, der
persönlicher Berater, Organisator und Koordinator aller Arbeiten sei, wobei der Kunde selbst über das Ausmaß der Beratungsleistung entscheide.

Bcomplete hat einige Tipps (BCompelte-Büro Tipp 6) zusammengestellt, die helfen können, eine Aufbruchsstimmung durch ein neues Büro zu erzeugen:

– Die Geschäftsführung sollte die Initiative ergreifen um mit den Mitarbeitern zu kommunizieren.
– Schon in der Analysephase sollten Mitarbeiter einbezogen werden.
– Diskurs ist keine Einbahnstraße, sondern ermöglichte den Betroffenen Feedback.
– Vermeiden Sie gegenüber den Mitarbeitern unpersönliche Kommunikationsformen.
– Nehmen Sie die Wünsche und Anregungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ernst.
– Erklären Sie, welchen Nutzen die Mitarbeiter mit dem neuen Büro haben.
– Sie werden es nie allen recht tun können. Aber erklären Sie, wie es zu Ihren Entscheidungen gekommen ist.

Über BComplete

Das internationale Netzwerk BComplete (www.bcomplete.eu) definiert das Thema Büro neu: BComplete ist der erste Komplettanbieter für Beratung, Gestaltung und Umsetzung ganzheitlicher Bürolösungen aus einer Hand. BComplete schlägt so eine Brücke zwischen Büroplaner- und Büromöbelhersteller. Bis zum Jahresende 2013 werden im Deutschland, Österreich und der Schweiz 45 BComplete-Partner tätig sein. Die Office Syncro GmbH ist der Träger von BComplete.

BComplete-Partner gibt es in Deutschland u. a. in Binzen, Bopfingen, Cadolzburg, Eggenfelden, Giengen an der Brenz, Gründau, Happurg, Hannover, Höhenkirchen-Siegertsbrunn, Kaiserslautern, Karlsruhe, Leipzig, Minden, München, Offenbach, Rottenburg und Stuttgart.