SEPA Umstellung 2014: Unternehmen müssen jetzt handeln

Mit der SEPA Umstellung 2014 müssen ab Februar 2014 Überweisungen und Lastschriften nach dem SEPA-Verfahren (Single Euro Payments Area) ablaufen. SEPA hat die Vereinheitlichung der bisher genutzten, unterschiedlichen nationalen Zahlungsverfahren zum Ziel. Basierend auf Umfragen führender Institute haben die meisten Firmen und Banken in der SEPA-Zone das Thema in ihrer Planung noch nicht priorisiert. Die Tatsache, dass z.B. Unternehmen mit hohem Lastschriftaufkommen finanzielle Einbußen drohen und die Umstellungen sich in großem Maße auch auf organisatorische Abläufe beziehen bzw. einen gewissen zeitlichen Vorlauf benötigen, wird unterschätzt. Außerdem bietet sich Unternehmen im Zuge der SEPA-Umstellung die Chance, Geschäftsprozesse zu optimieren.
Das Video zum Thema für weitere Informationen: http://www.youtube.com/watch?v=0UjP1wpd1n0
SEPA umschreibt einen europaweit standardisierten Zahlungsraum für Transaktionen in Euro. Für die Endverbraucher sollen innerhalb dieses Raums keine Unterschiede mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen gelten. Sie werden von ihrer jeweiligen Bank über Neuerungen durch SEPA informiert. Für Unternehmen stellt sich die Situation jedoch weitaus differenzierter dar. Die Umstellung auf die neuen SEPA-Verfahren erfordert mitunter einen erheblichen zeitlichen und organisatorischen Aufwand bei allen Beteiligten, insbesondere auch im industriellen Mittelstand.
Bis Februar 2014 müssen alle Unternehmen der SEPA-Zone ihre IT- und Geschäftsprozesse individuell den Anforderungen des einheitlichen Verfahrens angepasst haben. Dies betrifft unter anderem die Aktualität der Bankdaten von Geschäftspartnern, die SEPA-Fähigkeit der genutzten Software und die Erfüllung geforderter Formate für Zahlungsaufträge, sowie die Einführung einer SEPA-Mandatsverwaltung.
Die obligatorische Umstellung der Bankverbindungsdaten nach IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code) ist die erste Hürde die genommen werden muss. Aufgrund von Sonderheiten bei den Kontonummern werden bei einer automatischen Umstellung allenfalls 97 Prozent der Daten korrekt konvertiert. Wenn die Datenbasis zu umfangreich ist, bedeutet das einen erheblichen manuellen Aufwand zur Umsetzung und bedarf zum Teil der Auskunft des Kontoinhabers direkt.
Der wirklich aufwendige Part eines SEPA-Projekts liegt jedoch in der Lastschrift. Hier ist ein „SEPA-Mandat“ notwendig. Die Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate ist prinzipiell möglich. Dabei ist es allerdings erforderlich, dass zu jedem Kontoinhaber eine gültige Adresse und eine in Papierform vorliegende, unterschriebene Einzugsermächtigung existieren. Weiterhin muss jedem Kunden eine Mandatsreferenz zugewiesen werden.
„Die Erfahrung aus unseren SEPA-Umstellungsprojekten zeigen, dass die meisten Unternehmen sich im Vorfeld nicht vollständig mit dem Thema SEPA auseinandergesetzt haben“, betont Sebastian Schieke von der Unternehmensberatung SCITUS GmbH. SCITUS begleitet mit seinem SEPA Expertenteam in 2013 verstärkt mittelständische Unternehmen bei der SEPA Umstellung.
„Je nach Aufwand kann bereits die Implementierung der Lösung sechs Monate und mehr beanspruchen. Ein großer Teil davon wird für die Umstellung der organisatorischen Abläufe benötigt. Das ist vielen noch nicht bewusst. Außerdem bietet sich Unternehmen im Zuge der SEPA-Umstellung die perfekte Chance, zugleich Geschäftsprozesse und Systemlandschaften zu optimieren“.
„Viele verdrängen die Thematik noch, doch der Countdown für 2014 läuft unaufhaltsam. Der Weg zu einer erfolgreichen Umstellung führt aber in jedem Fall über ein klares Konzept und ein gut geführtes Projekt. Wir stehen dabei immer gerne zur Seite.“
Weitere Informationen zur SEPA Umstellung 2014 sind unter http://www.integratedprojects.eu/ erhältlich.

Die SCITUS GmbH wurde im Jahr 2000 gegründet und gliedert sich in die Geschäftsbereiche SCITUS Integrated Projects und SCITUS Treasury Expertise.
Von ihrem Hauptsitz in Frankfurt am Main und ihrer Repräsentanz in Amsterdam aus berät sie Unternehmen bei der Organisationsentwicklung verknüpft mit IT-Projekten. Das Leistungsspektrum basiert auf einem ganzheitlichen Konzept. Im Vordergrund bei allen Beratungs- und Dienstleistungen stehen kundenspezifische und praktikable Lösungen. Aus einer Vielzahl von Methoden und Techniken stellen die Business Consultants sowie die fachlichen und technischen Anwendungsberater die passenden Instrumente individuell zusammen.